Mielessä | 02.09.2019 | Anna Kauhala | iStockphoto
Ota oma aikasi
Jos päivistä loppuvat tunnit kesken ja jatkuva kiire stressaa, asiat kannattaa laittaa tärkeysjärjestykseen. Ajanhallintaa voi opetella, kun tunnistaa omat arvonsa ja jättää turhat asiat tekemättä. Silloin myös hyvinvointi paranee.
1. Tunnista arvosi ja tavoitteesi
Kiireisellä ihmisellä on usein kalenteri täynnä sekä töissä että vapaa-ajalla. Syitä voi olla monia.
– Joskus työtä on yksinkertaisesti liikaa tai yhtä aikaa on käynnissä liian monta asiaa, tutkija Kirsi Yli–Kaitala Työterveyslaitokselta sanoo.
Toisaalta ihminen voi itse haluta olla monessa mukana. Toisille se sopii. Ongelmallista se on silloin, jos elämä tuntuu siksi kuormittavalta ja vapaa-aika suorittamiselta, jatkuva kiire stressaa eikä työstä enää saa tyydytystä. Huono merkki on myös innostuksen puute ja se, jos illallakaan ei pysty hengähtämään, vaan tehtävät pyörivät mielessä. Totuus on, että ihminen ei kykene tekemään ihan kaikkea. Kannattaa myös muistaa, että kiva vapaa-ajan tekeminenkin voi kuormittaa, jos sitä on liikaa.
– On hyvä kysyä itseltään: saanko tästä energiaa vai viekö tämä sitä. Jos oma jaksaminen on koetuksella, kalenterista kannattaa pudottaa jotain pois, Yli-Kaitala sanoo.
Silloin on hyvä miettiä omia arvojaan ja pohtia, mitkä ovat ydintavoitteet töissä, vapaa-ajalla ja elämässä yleensä. Valitse asiat, jotka tukevat niitä, ja karsi muusta. Onko sinulle tärkeintä viettää yhteistä aikaa perheen kanssa, treenata tavoitteellisesti vai opiskella? Kaikkeen ei välttämättä riitä aika. Se pitää vain hyväksyä. Ajanhallinnassa on kyse myös priorisoinnista.
– Kokeile tehdä ajatuskartta kaikesta, mitä sinulla on tekeillä. Niin pystyt paremmin hahmottamaan kokonaisuuden ja näet, onko tekemistä ihan liikaa.
Mieti myös omaa elämäntilannettasi. Jos elät ruuhkavuosia, sinulla on vähemmän omaa aikaa käytettävissä kuin sinkkukaverillasi. Silloin et voi olettaa ehtiväsi esimerkiksi treenata yhtä paljon kuin hän. Ole armollinen itsellesi. Muista myös, että jatkuva kiire ja ongelmat ajanhallinnassa ovat hyvin yleisiä pulmia. Et ole ainoa.
2. Opettele hyväksi ajankäyttäjäksi
Eri ihmiset ovat erilaisia ajankäyttäjiä. Toisille ajanhallinta on luonnostaan helppoa, ja toiset ovat usein myöhässä.
– Jotkut ovat täsmällisiä ajankäyttäjiä. Toisilla taas on optimistinen aikakäsitys, Yli-Kaitala kertoo.
Täsmälliset ajankäyttäjät osaavat hahmottaa, miten paljon aikaa kuhunkin tehtävään menee, oli kyse työprojektista tai ruoanlaitosta. He ennakoivat ja suunnittelevat toimiaan realistisesti, saapuvat tapaamisiin ajoissa ja pysyvät aikatauluissa.
Optimistiset ajankäyttäjät uskovat usein suoriutuvansa tehtävistä todellista nopeammin. He sortuvat helposti ottamaan liikaa hommia tai varaamaan niille liian vähän aikaa. Siitä seuraa kiireen tuntua. Jos on esimerkiksi usein myöhässä, saattaa olla optimistinen ajankäyttäjä.
Silloin kannattaa kirjata kaikki työtehtävänsä, kotityönsä ja menonsa ylös ja tarkastella listaa kriittisesti. Onko siinä realistinen määrä tehtävää yhdelle päivälle tai viikolle, ja onko oma aikataulutus realistista vai johtaako se ongelmiin? Kyse on myös rajojen vetämisestä: oletko sitoutunut johonkin, mitä et välttämättä pysty toteuttamaan?
– Tee itsellesi selväksi, miten paljon voit suorittaa missäkin ajassa.
3. Keskity yhteen asiaan kerrallaan
Aina kyse ei ole siitä, että tehtävää on määrällisesti liikaa. Joskus ongelma on se, että yhtä aikaa on päällä liian monta projektia.
Sen sijaan, että multitaskaa eli tekee yhtä aikaa montaa eri asiaa tai hyppii tehtävien välillä, olisi parempi hoitaa hommat yksi kerrallaan. Silloin uusi tehtävä alkaa, kun edellinen loppuu.
Tämä ihannetilanne on tietenkin vaikea toteuttaa todellisuudessa. Jokainen voi kuitenkin pyrkiä keskittymään kerralla mahdollisimman pieneen määrään asioita. Kun teet töitä, niin tee niitä. Älä vilkaise esimerkiksi kesken kaiken meilejä tai puhelinta. Tai kun vietät aikaa lasten kanssa, älä samalla yritä siivota tai vastata tekstiviesteihin.
– Näin voimavarat on keskitetty niin hyvin kuin mahdollista. Se tehostaa ajankäyttöä ja tekemisen laatua ja tuo enemmän tyydytystä kuin multitaskaaminen, Yli-Kaitala sanoo.
Multitaskausta on tutkittu jo pitkään. Tulokset ovat selkeitä: sekä ihmisen että tuottavuuden kannalta on parempi, jos ihmisen voimavarat eivät jakaudu usean yhtäaikaisen asian kesken – varsinkaan, jos ne eivät liity toisiinsa. Multitaskaus ei siis ole tehokkuuden merkki, vaikka joku voi erehtyä pitämään sitä tavoiteltavana työskentelytapana. Ihminen jaksaa keskittyä kunnolla yhdestä kolmeen kokonaisuuteen viikossa
Multitaskauksella on yhteys myös hyvinvointiin.
– Jos multitaskaus tuntuu kuormittavalta, se voi johtaa keskittymiskyvyn heikentymiseen, unettomuuteen ja väsymiseen.
4. Löydä turhat aikasyöpöt
Tärkeää on myös miettiä, mihin tehtäviin tarttuu. Usein iso osa ajasta menee tulipalojen sammuttamiseen eli kiireisiltä tuntuviin tehtäviin, jotka on helppo toteuttaa. Kun vastaa sähköpostiin sen saapuessa, siitä saa nopeaa tyydytystä ja tuntee saaneensa aikaan jotain. Toisaalta vapaa-aika hurahtaa helposti somea selaillessa tai telkkaria katsoessa, eikä aikaa ehkä siksi jää oikeasti merkityksellisiin asioihin.
Nopeisiin tehtäviin kuluva aika on myös usein reagointia muiden tarpeisiin ja pois omalta ydintehtävältä. Silloin elämästä saattaa puuttua hallinnantunne.
– Usein koetaan, että viesteihin pitää vastata mahdollisimman nopeasti. Jatkuva reagointi ja keskeytykset kuluttavat kuitenkin voimavaroja.
Pieniltä tuntuvat häiriöt, kuten sähköpostit, some ja kollegoiden kysymykset, sirpaloivat helposti päivän ja vievät yllättävän paljon aikaa. Aivoilta nimittäin menee aina keskeytyksen jälkeen hetki ennen kuin ne pystyvät keskittymään jälleen kunnolla. Mitä enemmän ajattelua keskeytys on vaatinut, sitä kauemmin aivoilla kestää siirtyä takaisin keskeneräiseen asiaan.
Siksi sähköpostien ja sosiaalisen median ilmoitukset kannattaakin laittaa pois päältä, jos se on mahdollista. Sähköposteihin voi päättää vastata kaksi kertaa päivässä. Kotona kännykän voi jättää vaikka eteisen pöydälle ja sopia itsensä kanssa, ettei vietä iltaa nenä ruudussa.
Hyvä tapa on myös varata kalenterista aikaa keskittymistä vaativille töille ja keskittää silpputyöt samaan päivään. Se tehostaa ajankäyttöä, ja aivot saavat keskittyä kunnolla.
Jos keskittyminen töissä tuntuu vaikealta, ajanhallintaan voi ottaa avuksi esimerkiksi Työterveyslaitoksen Fokuskellon. Siinä kello säädetään jaksottamaan aika esimerkiksi 25 minuutin pituisiin työskentelyosuuksiin. Niiden aikana tehdään vain yhtä asiaa. Niitä seuraa aina esimerkiksi viiden minuutin tauko. Työskentelyaikana kaikki muut viestintävälineet suljetaan. Niin ei tule turhia keskeytyksiä.
Kello perustuu siihen, että ihminen jaksaa keskittyä täysillä tietyn aikaa, mutta sitten aivot tarvitsevat taukoa. 25 minuuttia keskittymistä ja viisi minuuttia taukoa on vain esimerkki, sillä eri ihmiset tarvitsevat eripituisia taukoja ja jaksavat keskittyä eri tavoin. Fokuskello tukee keskittymistä, koska se vähentää häiriötekijöitä ja auttaa jakamaan tehtävät motivoiviin välitavoitteisiin.
5. Muista levätä
Kukaan ei pysty keskittymään pitkään ilman taukoa tai työskentelemään tehokkaasti ilman kunnollista lepoa. Vapaa-aika antaa mielelle mahdollisuuden levätä: se vapauttaa aivot tehtävästä hetkeksi ja antaa alitajunnalle tilaa käsitellä asiaa.
– Jokainen tarvitsee riittävästi vapaa-aikaa, jotta pystyy kunnolla palautumaan työstä, Yli-Kaitala sanoo.
Joutenolo on ehdottoman tärkeää jaksamisen lisäksi luovuudelle. Sitä tarvitaan uusien ratkaisujen synnyttämiseen. Tärkeää ei ole se, mitä tekee vapaa-ajallaan, vaan miten sen kokee. Vapaa-ajan pitää erota työstä ja olla palauttavaa.
Eri ihmiset kokevat erilaiset asiat palauttavina. Yksi löhöilee, toinen urheilee ja kolmas opiskelee jotain uutta. Joutenolo ei siis tarkoita, ettei saisi käyttää aivojaan. Avain on oma olo. Vapaa-aika ei saisi tuntua raskaalta eikä suorittamiselta.
Yhä useamman työ on nykyisin mahdollista tehdä missä vain netin päässä. Se lisää riskiä, että työ valuu vapaa-ajalle. Kannattaakin miettiä, vastaako iltaisin sähköposteihin tai pikaviesteihin.
– Välillä olisi hyvä olla täysin tavoittamattomissa. Se parantaa myös työn tuottavuutta.
Esimerkiksi joissain ranskalaisissa yrityksissä on käytäntö, että työpaikan sähköpostit eivät kulje lomailevalle. Silloin ei ainakaan tule houkutusta käydä nopeasti vilkaisemassa sähköpostia, vaan on keskityttävä lomailuun.
Asiantuntijana tutkija Kirsi Yli–Kaitala, Työterveyslaitos
Julkaistu Terveydeksi! 3/2019
